10 Min. Lesezeit Welche Arbeitgeberpflichten gelten für den Lohnausweis?
Die Antwort ist eindeutig: Den Lohnausweis für jeden Mitarbeiter zu erstellen, ist eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, keine optionale Dienstleistung. Sie ergibt sich aus Artikel 127 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG) und Artikel 45 des Steuerharmonisierungsgesetzes (StHG). Der Arbeitnehmer selbst füllt nichts aus: Er erhält, prüft und überträgt.
Ein jährlich unaufgefordert geschuldetes Dokument
Sie müssen den Lohnausweis unaufgefordert aushändigen, zu Jahresbeginn für das abgelaufene Kalenderjahr, in der Regel im Januar oder Februar, und zwar auch dann, wenn der Mitarbeiter ihn nicht verlangt. Bei einem unterjährigen Austritt wird er zum Ende des Arbeitsverhältnisses erstellt. Das offizielle Muster (Formular 11) und die Ausfüllregeln sind in der Wegleitung festgelegt, die von der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) und der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) gemeinsam unter der Referenz 605.040 herausgegeben wird, in der ab dem 1. Januar 2026 gültigen Fassung.
Ihre Verantwortung bei Fehlern
Ein ungenauer oder unvollständiger Lohnausweis ist nicht folgenlos. Die Steuerverwaltung kann eine Korrektur verlangen, eine Nachzahlung der Quellensteuer fordern und bei Verletzung der Verfahrenspflichten eine Busse nach Artikel 174 DBG aussprechen. Das ibani-Team beobachtet vor allem einen unterschätzten Nebeneffekt: Ein Fehler blockiert die Steuererklärung des Mitarbeiters im Ausland und wird schnell zu einem internen HR-Streit. Es lohnt sich daher, den Prozess im Vorfeld abzusichern.
Um dieses Dokument in den Zusammenhang all Ihrer Einstellungspflichten einzuordnen, lesen Sie unsere Arbeitgeber-Checkliste zur Einstellung eines Grenzgängers.
Wie füllen Sie die Ziffern 1 bis 15 korrekt aus?
Die kurze Antwort: Der Lohnausweis ist in Rubriken von 1 bis 15 gegliedert, vom Grundlohn (Ziffer 1) bis zu den freien Bemerkungen (Ziffer 15), über den Bruttolohn total (Ziffer 8) und den Nettolohn (Ziffer 11). Jede Position hat eine genaue Definition; die Sorgfalt Ihrer Eingabe entscheidet über die Akzeptanz des Dokuments durch die ausländische Steuerbehörde.
Hier die Ausfülltabelle der wichtigsten Rubriken des Formulars 11.
| Ziffer | Bezeichnung | Was der Arbeitgeber hier eintragen muss |
|---|---|---|
| 1 | Lohn | Der Grundlohn, inklusive 13. Monatslohn und bezahlter Überstunden. |
| 2 | Gehaltsnebenleistungen | Naturalleistungen: Verpflegung und Unterkunft (2.1), Geschäftswagen (2.2), weitere Leistungen (2.3). |
| 3 | Unregelmässige Leistungen | Boni, Gratifikationen und Prämien, die unregelmässig ausbezahlt werden. |
| 7 | Weitere Leistungen | Vergütungsbestandteile, die nicht in die vorherigen Rubriken fallen. |
| 8 | Bruttolohn total | Die Summe aller vorstehenden Positionen, vor den Sozialabzügen. |
| 9 | Beiträge AHV / IV / EO / ALV / NBUV | Arbeitnehmeranteil der Beiträge der 1. Säule und der Arbeitslosenversicherung, vom Bruttolohn abgezogen. |
| 10 | Berufliche Vorsorge (2. Säule) | Ordentliche BVG-Beiträge (10.1) und allfällige Einkäufe (10.2). |
| 11 | Nettolohn | Der Bruttolohn abzüglich der Beiträge der Ziffern 9 und 10. Das ist die Berechnungsgrundlage im Ausland. |
| 12 | Quellensteuer | Betrag der Steuer, die Sie abgezogen und abgeliefert haben (z. B. bei Grenzgängern aus Genf). |
| 13 | Berufskosten | Effektive Reise- und Verpflegungskosten (13.1), weitere effektive Kosten (13.2), Pauschalen (13.3). |
| 15 | Bemerkungen | Nützliche Hinweise: Anstellungsdaten, Übernahme der Fahrtkosten, Präzisierungen zum Grenzgängerstatus. |
Die Felder F und G, klassische Fehlerquellen
Neben den Ziffern enthält der Lohnausweis Ankreuzfelder, die für den Arbeitnehmer eine direkte steuerliche Wirkung haben. Die beiden am häufigsten falsch ausgefüllten sind das Feld F (der Arbeitgeber übernimmt den Arbeitsweg) und das Feld G (Verpflegung oder Kantine zu vergünstigtem Preis). Zu Unrecht angekreuzt oder vergessen, verfälschen sie die abziehbare Berufskostenpauschale und lösen eine Korrektur aus.
Damit Ihre Mitarbeiter das Dokument aus Sicht der monatlichen Abrechnung lesen können, verweisen Sie sie auf unseren Leitfaden zum Verständnis der Schweizer Lohnabrechnung, der jeden Abzug erläutert.
Welche Vorkehrungen für einen Grenzgänger oder Expat?
Die Antwort hängt vom Arbeitskanton und vom Wohnsitzstaat des Mitarbeiters ab, doch ein Grundsatz bleibt: Die Genauigkeit Ihres Lohnausweises ermöglicht es der ausländischen Steuerbehörde, ihn reibungslos zu akzeptieren. Je nach Kanton bestehen zwei Steuerregime nebeneinander.
| Situation | Betroffene Kantone | Rolle des Arbeitgebers |
|---|---|---|
| Grenzgänger «Abkommen 1983» | Bern, Solothurn, Basel-Stadt, Basel-Landschaft, Waadt, Wallis, Neuenburg, Jura | Keine Quellensteuer, wenn der Arbeitnehmer die Ansässigkeitsbescheinigung 2041-AS vorlegt; Ziffer 12 bleibt leer. Der Lohnausweis dient als Nachweis für die in Frankreich bezahlte Steuer. |
| Quellensteuer | Genf (und Situationen ausserhalb des Abkommens 1983) | Sie ziehen die Quellensteuer ab und tragen sie in Ziffer 12 ein. Der Arbeitnehmer erhält in Frankreich eine Steuergutschrift zur Vermeidung der Doppelbesteuerung. |
Was der Arbeitnehmer mit Ihrem Lohnausweis macht
Ein in Frankreich wohnhafter Mitarbeiter überträgt die Zahlen Ihres Lohnausweises auf das Berechnungshilfeblatt 2047-SUISSE, das ausdrücklich auf die Zeilennummern des Schweizer Dokuments verweist, um seinen in Euro steuerbaren Nettolohn zu bestimmen. Anschliessend überträgt er ihn auf die Erklärungen 2047 und 2042. Je genauer Ihr Lohnausweis ist (stimmige Quellensteuer in Ziffer 12, klare Angaben in Ziffer 15), desto weniger Rückfragen richtet die französische Steuerbehörde an ihn.
Dieselben Grundsätze gelten für einen Expat, der sein Einkommen in Italien, Deutschland, Spanien oder Portugal deklariert: Nur die nationalen Formulare ändern sich, der Lohnausweis bleibt der Einkommensnachweis. Zur Vorsorgedimension Ihrer ausserhalb der Schweiz wohnhaften Mitarbeiter siehe unseren Leitfaden BVG und ausländische Arbeitnehmer: die Pflichten des Arbeitgebers.
Wie gestalten Sie die grenzüberschreitende Lohnabrechnung Ihrer Teams reibungslos?
Die kurze Antwort: indem Sie den Wechselkursverlust zwischen dem ausgezahlten CHF und dem tatsächlich von Ihren Mitarbeitern erhaltenen Euro beseitigen. Der Lohn wird grundsätzlich in Schweizer Franken berechnet und ausbezahlt. Doch viele Grenzgänger möchten ihre Vergütung in Euro auf ihrem Wohnsitzkonto erhalten, und genau hier beschneiden die traditionellen Kanäle den tatsächlichen Betrag über unsichtbare Wechselkursmargen.
Ein Rechenbeispiel zum Referenz-Marktkurs von 0,921: Bei einem Nettolohn von 5 000 CHF überweist das Unternehmen diesen Betrag an ibani, und der Mitarbeiter erhält genau 4 605 EUR auf seinem Konto, ohne unterwegs abgezogene Marge. Bei einem Team aus mehreren Grenzgängern wird die kumulierte Ersparnis gegenüber einem klassischen Bankwechsel zu einem echten HR- und Finanzhebel.
Zahlen Sie den Lohn in CHF wie eine klassische Schweizer Überweisung: ibani rechnet ihn zum echten Interbankenkurs in Euro um und schreibt ihn dem Konto des Mitarbeiters gut, ohne SWIFT-Gebühren und ohne versteckte Wechselkursmarge. Der Arbeitnehmer erhält die vollständige Umrechnung, was die Attraktivität Ihres HR-Pakets stärkt.
Das Firmenangebot entdecken →Um bei der Verwaltung Ihrer Flüsse in zwei Währungen weiterzugehen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Mehrwährungsbuchhaltung CHF-EUR.
Häufige Fragen
Wer muss den Schweizer Lohnausweis erstellen und innert welcher Frist?
Der Schweizer Arbeitgeber erstellt, unterzeichnet und übergibt den Lohnausweis (Formular 11), nie der Arbeitnehmer. Es handelt sich um eine gesetzliche Pflicht nach Artikel 127 DBG. Das Dokument ist dem Mitarbeiter zu Jahresbeginn für das abgelaufene Kalenderjahr unaufgefordert auszuhändigen, auch ohne Anfrage, in der Regel im Januar oder Februar. Bei einem unterjährigen Austritt wird er zum Ende des Arbeitsverhältnisses erstellt. In mehreren Kantonen übermittelt der Arbeitgeber zudem ein Exemplar direkt an die kantonale Steuerverwaltung.
Wie füllt man die Ziffern 1 bis 15 des Lohnausweises korrekt aus?
Der Lohnausweis ist in Rubriken von 1 bis 15 gegliedert: Grundlohn (Ziffer 1), Nebenleistungen und Naturallohn (Ziffer 2), unregelmässige Leistungen wie Boni (Ziffer 3), Bruttolohn total (Ziffer 8), Sozialbeiträge AHV/IV/EO/ALV (Ziffer 9), berufliche Vorsorge BVG (Ziffer 10), Nettolohn (Ziffer 11), Quellensteuer (Ziffer 12), Berufskosten (Ziffer 13) und Bemerkungen (Ziffer 15). Der Arbeitgeber muss der Wegleitung 605.040 der Schweizerischen Steuerkonferenz folgen und die Felder F (Arbeitsweg) und G (Verpflegung) korrekt ankreuzen.
Was riskiert ein Arbeitgeber bei einem Fehler im Lohnausweis?
Ein unvollständiger oder ungenauer Lohnausweis setzt den Arbeitgeber Korrekturaufforderungen der Steuerverwaltung, einer Nachzahlung der Quellensteuer und bei Verletzung der Verfahrenspflichten einer Busse nach Artikel 174 DBG aus. Über das rechtliche Risiko hinaus benachteiligt ein Fehler direkt den Mitarbeiter, dessen Steuererklärung im Ausland blockiert oder zurückgewiesen wird, was einen vermeidbaren internen Streit schafft.
Wie erleichtert der Lohnausweis die Steuererklärung des Grenzgängers bei der ausländischen Behörde?
Ein in Frankreich wohnhafter Mitarbeiter überträgt die Zahlen des Schweizer Lohnausweises auf das Blatt 2047-SUISSE, um seinen in Euro steuerbaren Nettolohn zu bestimmen, anschliessend auf die Erklärungen 2047 und 2042. Ein genauer und vollständiger Lohnausweis mit stimmiger Quellensteuer (Ziffer 12) und klaren Bemerkungen in Ziffer 15 ermöglicht es der ausländischen Behörde, ihn ohne Rückfragen zu akzeptieren. Es liegt somit im Interesse des Arbeitgebers, ihn sorgfältig auszufüllen.
Muss der Arbeitgeber den Lohn in Schweizer Franken oder in Euro auszahlen?
Der Lohn wird grundsätzlich in Schweizer Franken (CHF) berechnet und ausbezahlt. Viele Grenzgänger möchten ihre Vergütung jedoch in Euro auf ihrem Wohnsitzkonto erhalten. Das Unternehmen kann den Lohn in CHF an eine B2B-Fintech-Lösung wie ibani überweisen, die die Mittel zum echten Marktkurs in Euro umrechnet und dem Konto des Mitarbeiters gutschreibt, ohne versteckte Marge, was zu einem HR-Argument zur Mitarbeiterbindung wird.