Impuesto en la fuente: las obligaciones del empleador suizo (declaración, plazos, sanciones)

En cuanto una empresa suiza emplea a un trabajador sujeto al impuesto en la fuente, en la mayoría de los casos un titular de un permiso B o L o un fronterizo, se convierte en recaudadora de una parte del impuesto de ese empleado. La ley no se limita a confiarle la retención: hace a la empresa responsable del importe, sea cual sea el origen de un error. Esta guía repasa, texto por texto, lo que debe hacer el empleador, en qué plazos, lo que recibe a cambio y lo que arriesga. Las normas federales son comunes a todo el país; los plazos y la comisión varían según el cantón, y se indican como tales.

1. ¿A qué empleados debe aplicar el impuesto en la fuente?

La ley distingue dos grupos, y la nacionalidad no es el criterio.

Los empleados domiciliados en Suiza sin permiso C

Están sujetos al impuesto en la fuente los trabajadores con domicilio o estancia en Suiza que no tienen permiso de establecimiento (LIFD, art. 83). En la práctica, se trata sobre todo de los titulares de un permiso B o L, así como de las personas admitidas provisionalmente, solicitantes de asilo o con estatuto de protección (permisos F, N y S). Una excepción: los cónyuges que viven en hogar común no están sujetos al impuesto en la fuente si uno de ellos es suizo o titular de un permiso C. La circular n.º 45 de la Administración Federal de Contribuciones precisa que la excepción decae si ese cónyuge reside en el extranjero en un domicilio separado.

La imposición en la fuente termina el primer día del mes siguiente a la obtención del permiso C, de la nacionalidad suiza o al matrimonio con una persona suiza o titular de un permiso C. Corresponde al empleador seguir estos cambios: un empleado que obtiene su permiso C en marzo ya no debe sufrir ninguna retención sobre su salario de abril.

Los empleados domiciliados en el extranjero, fronterizos incluidos

Los trabajadores domiciliados en el extranjero están sujetos al impuesto en la fuente sobre los ingresos de su actividad en Suiza (LIFD, art. 91), aunque sean suizos o titulares de un permiso C. No obstante, los acuerdos fiscales celebrados con los países vecinos modifican lo que el empleador debe retener:

• Francia, acuerdo del 11 de abril de 1983 (Berna, Soleura, Basilea-Ciudad, Basilea-Campiña, Vaud, Valais, Neuchâtel y Jura): el fronterizo tributa en Francia, y el empleador no retiene nada si ha recibido el certificado de residencia fiscal del empleado (formulario 2041-AS o 2041-ASK), que debe renovarse cada año. Sin un certificado válido en el momento del pago del salario, retiene el impuesto según los baremos ordinarios.
• En los cantones que no son parte de este acuerdo, con Ginebra a la cabeza, los fronterizos están sujetos al impuesto en la fuente, sea cual sea su nacionalidad.
• Alemania: la retención tiene un tope del 4,5 % (baremos L, M, N, P y Q) si el empleado entrega cada año el formulario Gre-1 de la administración tributaria alemana. Sin ese formulario, se aplican los baremos ordinarios.
• Italia: desde el 1 de enero de 2024, los nuevos fronterizos tributan según los baremos R, S, T, U y V, al 80 % del tipo ordinario. Los antiguos fronterizos de los cantones del Tesino, los Grisones y el Valais siguen en los baremos A, B, C y H. Para los nuevos fronterizos, la directiva del Tesino exige además registrar el código fiscal italiano y el lugar de nacimiento.

La contratación de un fronterizo, permiso G incluido, se detalla en nuestra checklist del empleador para contratar a un trabajador fronterizo.

2. ¿Cuáles son sus tres obligaciones legales?

El artículo 88 LIFD designa al empleador con el nombre de «deudor de la prestación imponible» y le impone tres obligaciones, que el artículo 37 de la ley de armonización recoge para los impuestos cantonales:

1. Retener el impuesto al vencimiento de cada salario en efectivo, y cobrarlo al empleado sobre las demás prestaciones, como las prestaciones en especie y las propinas. El impuesto se calcula sobre la renta bruta, ingresos accesorios incluidos.
2. Entregar al empleado un certificado del importe retenido. La circular n.º 45 exige que este importe figure en cada nómina y en la casilla 12 del certificado de salario.
3. Transferir el impuesto periódicamente a la autoridad fiscal competente, con las liquidaciones correspondientes, y darle acceso a todos los documentos útiles para el control.

Dos precisiones importan en la práctica. El empleador debe retener el impuesto aunque el empleado viva en un cantón distinto del de la empresa. Y debe retenerlo sin tener en cuenta una impugnación del trabajador ni un embargo de salario (OIS, art. 2).

La circular n.º 45 añade una obligación de diligencia: corresponde al empleador establecer la situación personal del empleado (estado civil, hijos, actividad del cónyuge, pertenencia a una Iglesia), verificar la información recibida y determinar si está sujeto al impuesto en la fuente.

3. ¿Qué baremo aplicar y cuándo cambiarlo?

El baremo depende de la situación familiar del empleado. Los principales los fija el artículo 1 OIS:

El código completo añade el número de hijos y la indicación del impuesto eclesiástico (Y con, N sin). Cuando el empleado no facilita datos fiables, la circular n.º 45 impone el baremo por defecto A0Y, o C0Y para una persona casada. Ginebra prohíbe además aplicar los baremos A1 a A5 sin el acuerdo escrito de su servicio del impuesto en la fuente.

Todo cambio de situación que modifique el baremo (matrimonio, divorcio, nacimiento, inicio o fin de la actividad del cónyuge, salida de una Iglesia) se aplica a partir del mes siguiente. La explicación completa de los códigos, desde el punto de vista del trabajador, figura en nuestra guía sobre los baremos del impuesto en la fuente.

4. ¿Qué plazos hay que respetar, cantón por cantón?

Tres plazos se fijan a nivel federal:

• 8 días para comunicar la contratación de una persona sujeta al impuesto en la fuente, a contar desde el inicio de su actividad, y el mismo plazo para comunicar un cambio de situación (OIS, art. 5). El empleador que liquida por vía electrónica puede hacer esta comunicación en la liquidación mensual.
• 30 días para remitir la liquidación a la autoridad fiscal, a contar desde el final del período de liquidación, en principio mensual (circular n.º 45, cifra 9.3.1).
• 31 de marzo del año siguiente para corregir uno mismo una liquidación, o para solicitar una resolución a la autoridad fiscal en caso de duda (circular n.º 45, cifra 9.4; LIFD, art. 137).

La periodicidad y el plazo de pago dependen después del derecho cantonal, y las diferencias son reales:

La liquidación se remite cada vez más por vía electrónica, ya sea desde un software de nóminas certificado por Swissdec (norma ELM), ya sea a través del portal del cantón. En Ginebra y en el Tesino, a partir del ejercicio fiscal 2026 solo se aceptan las transmisiones en la versión ELM 5.0 o posterior.

5. ¿A qué cantón se transfiere el impuesto?

No necesariamente al de la empresa. El artículo 107 LIFD fija la regla:

• para un empleado domiciliado en Suiza, el cantón competente es el de su domicilio o estancia al vencimiento del salario;
• para un empleado domiciliado en el extranjero, es el cantón en el que el empleador tiene su sede o su establecimiento permanente.

Una empresa vaudesa que emplea a un titular de un permiso B domiciliado en Ginebra liquida, por tanto, este impuesto con Ginebra, según las normas ginebrinas. En caso de mudanza de un cantón a otro, el impuesto se liquida con el nuevo cantón a partir del mes siguiente a la mudanza.

6. Modelo mensual o anual: ¿qué cambia para la nómina?

Coexisten dos métodos de cálculo, y el cantón competente impone el suyo. Cinco cantones aplican el modelo anual: Friburgo, Ginebra, el Tesino, Vaud y el Valais. Los otros 21 aplican el modelo mensual.

• Modelo mensual: el mes es el período fiscal. El decimotercer salario tributa en el mes en que se paga y, si el contrato no lo prorratea mensualmente, la circular n.º 45 prohíbe repartirlo a lo largo del año para suavizar el tipo.
• Modelo anual: el tipo se determina sobre la renta anual. En lugar de recalcular cada mes, el empleador puede corregir las diferencias de ingresos o de situación al final del año, en diciembre, o al término de la relación laboral. Un salario variable, una prima o una jornada parcial a lo largo del año se traducen entonces en una regularización en el último salario.

Para una empresa presente en varios cantones, o que emplea a trabajadores domiciliados en cantones distintos, el software de nóminas debe gestionar, por tanto, ambos modelos a la vez. El tratamiento del decimotercer salario en el derecho laboral se explica en nuestra guía sobre el decimotercer salario en Suiza.

7. ¿Cuánto aporta la comisión de percepción?

El trabajo de recaudación está remunerado. El empleador recibe una comisión de entre el 1 % y el 2 % del impuesto retenido, cuyo tipo fija el cantón (LIFD, art. 88, apdo. 4). El cantón puede escalonarla según el procedimiento de liquidación, y puede reducirla o suprimirla si el empleador incumple sus obligaciones (OIS, art. 6).

Ejemplo: una empresa ginebrina que retiene cada mes 8'000 francos de impuesto en la fuente sobre el conjunto de sus empleados recibe 160 francos al mes, es decir, 1'920 francos al año. En Ginebra, una lista recapitulativa entregada con retraso reduce esta comisión un 20 %, y a la mitad en caso de reincidencia: la puntualidad tiene un precio directamente medible.

8. ¿Qué hacer en caso de error en la retención?

Un error de baremo o de salario determinante se corrige, pero no indefinidamente.

Corregir uno mismo hasta el 31 de marzo

El empleador puede efectuar él mismo las correcciones necesarias, siempre que las comunique a la autoridad fiscal a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al pago del salario. Con una liquidación electrónica, la corrección sigue las reglas de Swissdec; en Ginebra, se integra en la transmisión del mes siguiente. En caso de duda sobre la retención que debe practicarse, el empleador, al igual que el empleado, puede solicitar a la autoridad fiscal una resolución en el mismo plazo. Debe seguir reteniendo el impuesto hasta que esa resolución sea firme (LIFD, art. 137).

Retención insuficiente: paga el empleador

El artículo 138 LIFD no deja lugar a dudas: cuando el empleador ha practicado una retención insuficiente o no ha practicado ninguna, la autoridad le obliga a pagar el impuesto que falta. Conserva el derecho a repetir contra el empleado, lo que supone localizarlo y convencerlo. A la inversa, una retención excesiva debe restituirse al empleado.

Desde el punto de vista del empleado, el procedimiento ginebrino de rectificación se detalla en nuestra guía sobre la rectificación del impuesto en la fuente en Ginebra.

9. ¿Qué sanciones hay en caso de incumplimiento?

La ley federal del impuesto federal directo prevé tres niveles, además del pago del impuesto que falta:

El retraso también cuesta. La circular n.º 45 recuerda que un empleador que se retrasa puede perder su comisión de percepción, pagar intereses de demora sobre el impuesto facturado y no abonado, y ver fijado el impuesto mediante tasación de oficio. Para la parte federal, el tipo del interés de demora es del 4,0 % en 2026; cada cantón fija el suyo para sus propios impuestos. Zúrich precisa que factura intereses sobre las liquidaciones tardías incluso cuando se ha concedido una prórroga del plazo.

10. ¿Qué cambia con el teletrabajo de los fronterizos?

Desde el 1 de enero de 2026, la adenda al convenio fiscal entre Suiza y Francia fija una regla duradera: dentro del límite del 40 % del tiempo de trabajo por año civil, para un fronterizo sujeto al impuesto en la fuente en Suiza (en particular en Ginebra), la remuneración del teletrabajo realizado en Francia sigue tributando en Suiza, y Suiza transfiere a Francia el 40 % del impuesto recaudado sobre esa parte.

Para el empleador, esto se traduce en una nueva obligación declarativa. Debe registrar con precisión el porcentaje de teletrabajo de cada fronterizo residente en Francia y certificarlo ante la autoridad fiscal, también cuando el empleado no ha teletrabajado en absoluto. Las misiones temporales fuera de Suiza se computan en este porcentaje con un límite de 10 días. El certificado se presenta mediante la liquidación electrónica (Swissdec ELM 5.3 o posterior) o a través del portal cantonal; en su defecto, debe cumplimentarse un formulario en papel. Afecta también a los fronterizos de los cantones del acuerdo de 1983, por los que el empleador, sin embargo, no retiene ningún impuesto: sus datos salariales son objeto de un intercambio automático con Francia.

Este umbral del 40 % solo vale para los fronterizos residentes en Francia. Para los fronterizos residentes en Italia, las directivas del Valais sobre el impuesto en la fuente admiten una tolerancia de como máximo el 25 % del tiempo de trabajo en teletrabajo. Los fronterizos residentes en Alemania se rigen por otras normas: en caso de duda, la administración fiscal del cantón competente indica el límite aplicable.

Una ley aprobada el 19 de diciembre de 2025 permitirá además a los cantones, a partir del 1 de enero de 2027, exigir que estos datos se transmitan por vía electrónica. Las normas prácticas del teletrabajo transfronterizo, tanto para el empleador como para el trabajador, se recogen en nuestra guía sobre el teletrabajo de los fronterizos.

11. ¿Qué cambia la tasación ordinaria posterior de un empleado?

Un empleado domiciliado en Suiza cuyo salario bruto alcanza 120'000 francos al año está sujeto a la tasación ordinaria posterior (OIS, art. 9), y lo sigue estando hasta el final de su imposición en la fuente, aunque su salario vuelva a bajar de ese umbral. Los demás pueden solicitarla, a más tardar el 31 de marzo del año siguiente; un fronterizo solo puede hacerlo si al menos el 90 % de los ingresos mundiales de su hogar tributan en Suiza (OIS, art. 14). La tasación ordinaria se aplica hasta el final de la sujeción al impuesto en la fuente, y el impuesto retenido se imputa sin intereses al impuesto ordinario (LIFD, art. 89, apdos. 5 y 6): por tanto, el empleador continúa con la retención mensual. El estatuto de cuasi residente se detalla en nuestra guía sobre el estatuto de cuasi residente.

12. La checklist de RR. HH., de la contratación a la salida

• En la contratación: verificar el permiso y el domicilio, hacer cumplimentar un formulario de situación personal, determinar el baremo y el cantón competente, comunicar el alta del empleado en un plazo de 8 días.
• Para un fronterizo: obtener cada año el certificado de residencia fiscal (2041-AS o 2041-ASK) o el formulario Gre-1 antes del primer salario, registrar el código fiscal italiano de un nuevo fronterizo residente en Italia cuando el cantón lo exija, como el Tesino, y hacer un seguimiento de su porcentaje de teletrabajo.
• Cada mes: integrar los cambios de situación a partir del mes siguiente, retener el impuesto sobre el bruto, remitir la liquidación en el plazo del cantón competente, verificar la factura del cantón, si la emite, y pagar a tiempo.
• Al final del año: en el modelo anual, regularizar en el salario de diciembre; entregar los certificados y consignar el impuesto retenido en la casilla 12 del certificado de salario.
• Hasta el 31 de marzo: corregir las liquidaciones del año anterior, o solicitar una resolución en caso de duda.
• A la salida de un empleado: comunicar el fin de la actividad y, para un fronterizo que lo solicite, expedirle el certificado previsto en el artículo 127 LIFD.

El certificado de salario destinado a una administración extranjera se trata en nuestra guía sobre el certificado de salario suizo, y la lectura de una nómina en nuestra guía sobre la nómina suiza.

Pagar en francos a empleados que viven en euros

El impuesto en la fuente se calcula y se paga en francos, pero los fronterizos gastan en euros. Pagar el salario en francos, o pagarlo en otra moneda, no tiene las mismas consecuencias jurídicas para la empresa: nuestra guía sobre la nómina multidivisa lo analiza en detalle. ibani es un intermediario financiero ginebrino, no un banco, que convierte y transfiere francos a euros para las empresas y sus empleados; el tipo del día puede seguirse en nuestro convertidor CHF-EUR.

13. Preguntas frecuentes