Imposto na fonte: as obrigações do empregador suíço (declaração, prazos, sanções)

Assim que uma empresa suíça emprega um trabalhador tributado na fonte, na maioria dos casos um titular de autorização B ou L ou um fronteiriço, passa a ser o cobrador de uma parte do imposto desse trabalhador. A lei não se limita a confiar-lhe a retenção: torna a empresa responsável pelo montante, seja qual for a origem de um erro. Este guia retoma, texto a texto, o que o empregador deve fazer, em que prazos, o que recebe em troca e o que arrisca. As regras federais são comuns a todo o país; os prazos e a comissão variam consoante o cantão, e são indicados como tal.

1. Que trabalhadores deve tributar na fonte?

A lei distingue dois grupos, e a nacionalidade não é o critério.

Os trabalhadores domiciliados na Suíça sem autorização C

São tributados na fonte os trabalhadores domiciliados ou com residência na Suíça que não têm autorização de estabelecimento (LIFD, art. 83). Na prática, são sobretudo os titulares de uma autorização B ou L, bem como as pessoas admitidas provisoriamente, requerentes de asilo ou com estatuto de proteção (autorizações F, N e S). Uma exceção: os cônjuges que vivem em economia comum não são tributados na fonte se um deles for suíço ou titular de uma autorização C. A circular n.º 45 da AFC (Administração Federal das Contribuições) precisa que a exceção deixa de se aplicar se esse cônjuge residir no estrangeiro num domicílio separado.

A tributação na fonte termina no primeiro dia do mês seguinte à obtenção da autorização C, da nacionalidade suíça ou ao casamento com uma pessoa suíça ou titular de uma autorização C. Cabe ao empregador acompanhar estas mudanças: um trabalhador que obtém a autorização C em março já não deve sofrer retenção sobre o salário de abril.

Os trabalhadores domiciliados no estrangeiro, incluindo os fronteiriços

Os trabalhadores domiciliados no estrangeiro são tributados na fonte sobre o rendimento da sua atividade na Suíça (LIFD, art. 91), mesmo que sejam suíços ou titulares de uma autorização C. Os acordos fiscais celebrados com os países vizinhos alteram, no entanto, o que o empregador deve reter:

• França, acordo de 11 de abril de 1983 (Berna, Soleura, Basileia-Cidade, Basileia-Campo, Vaud, Valais, Neuchâtel e Jura): o fronteiriço é tributado em França, e o empregador não retém nada se tiver recebido o certificado de residência fiscal do trabalhador (formulário 2041-AS ou 2041-ASK), a renovar todos os anos. Sem certificado válido no momento do pagamento do salário, retém o imposto segundo as tabelas ordinárias.
• Nos cantões que não são partes neste acordo, a começar por Genebra, os fronteiriços são tributados na fonte, seja qual for a sua nacionalidade.
• Alemanha: a retenção tem um limite máximo de 4,5 % (tabelas L, M, N, P e Q) se o trabalhador entregar todos os anos o formulário Gre-1 da administração fiscal alemã. Sem este formulário, aplicam-se as tabelas ordinárias.
• Itália: desde 1 de janeiro de 2024, os novos fronteiriços são tributados segundo as tabelas R, S, T, U e V, a 80 % da taxa ordinária. Os antigos fronteiriços dos cantões do Ticino, dos Grisões e do Valais mantêm as tabelas A, B, C e H. Para os novos fronteiriços, a diretiva do Ticino exige ainda o registo do código fiscal italiano e do local de nascimento.

A contratação de um fronteiriço, incluindo a autorização G, é detalhada na nossa checklist do empregador para contratar um trabalhador fronteiriço.

2. Quais são as suas três obrigações legais?

O artigo 88 da LIFD designa o empregador como «devedor da prestação tributável» e impõe-lhe três obrigações, retomadas para os impostos cantonais pelo artigo 37 da lei de harmonização (LHID):

1. Reter o imposto no vencimento de cada salário em dinheiro, e cobrá-lo junto do trabalhador sobre as outras prestações, como as prestações em espécie e as gorjetas. O imposto é calculado sobre o rendimento bruto, incluindo os rendimentos acessórios.
2. Entregar ao trabalhador um comprovativo do montante retido. A circular n.º 45 exige que este montante conste de cada recibo de vencimento e do ponto 12 do certificado de salário.
3. Pagar o imposto periodicamente à autoridade fiscal competente, com as declarações correspondentes, e dar-lhe acesso a todos os documentos úteis para o controlo.

Na prática, contam dois esclarecimentos. O empregador deve reter o imposto mesmo que o trabalhador resida num cantão diferente do da empresa. E deve retê-lo sem ter em conta uma contestação do trabalhador nem uma penhora de salário (OIS, art. 2).

A circular n.º 45 acrescenta um dever de diligência: cabe ao empregador apurar a situação pessoal do trabalhador (estado civil, filhos, atividade do cônjuge, pertença a uma Igreja), verificar as informações recebidas e determinar se está sujeito ao imposto na fonte.

3. Que tabela aplicar, e quando mudá-la?

A tabela depende da situação familiar do trabalhador. As principais são fixadas pelo artigo 1 da OIS:

O código completo acrescenta o número de filhos e a indicação do imposto eclesiástico (Y com, N sem). Quando o trabalhador não fornece indicações fiáveis, a circular n.º 45 impõe a tabela por defeito A0Y, ou C0Y para uma pessoa casada. Genebra proíbe ainda a aplicação das tabelas A1 a A5 sem o acordo escrito do seu serviço do imposto na fonte.

Qualquer mudança de situação que altere a tabela (casamento, divórcio, nascimento, início ou fim da atividade do cônjuge, saída de uma Igreja) aplica-se a partir do mês seguinte. A descodificação completa dos códigos, do ponto de vista do trabalhador, encontra-se no nosso guia sobre as tabelas do imposto na fonte.

4. Que prazos cumprir, cantão a cantão?

Três prazos são fixados a nível federal:

• 8 dias para comunicar a contratação de uma pessoa tributada na fonte, a contar do início da sua atividade, e o mesmo prazo para comunicar uma mudança de situação (OIS, art. 5). O empregador que declara por via eletrónica pode fazer esta comunicação na declaração mensal.
• 30 dias para transmitir a declaração à autoridade fiscal, a contar do fim do período de declaração, em princípio mensal (circular n.º 45, ponto 9.3.1).
• 31 de março do ano seguinte para corrigir por iniciativa própria uma declaração, ou para pedir uma decisão à autoridade fiscal em caso de dúvida (circular n.º 45, ponto 9.4; LIFD, art. 137).

O ritmo e o prazo de pagamento dependem depois do direito cantonal, e as diferenças são reais:

A declaração é cada vez mais transmitida por via eletrónica, quer a partir de um software de processamento salarial certificado Swissdec (norma ELM), quer pelo portal do cantão. Em Genebra e no Ticino, só são aceites as transmissões na versão ELM 5.0 ou posterior a partir do ano fiscal de 2026.

5. A que cantão pagar o imposto?

Não necessariamente ao da empresa. O artigo 107 da LIFD fixa a regra:

• para um trabalhador domiciliado na Suíça, o cantão competente é o do seu domicílio ou da sua residência no vencimento do salário;
• para um trabalhador domiciliado no estrangeiro, é o cantão onde o empregador tem a sua sede ou o seu estabelecimento estável.

Uma empresa do cantão de Vaud que emprega um titular de autorização B domiciliado em Genebra declara, portanto, este imposto a Genebra, segundo as regras genebrinas. Em caso de mudança de residência de um cantão para outro, o imposto é declarado ao novo cantão a partir do mês seguinte à mudança.

6. Modelo mensal ou anual: o que muda no processamento salarial?

Coexistem dois métodos de cálculo, e o cantão competente impõe o seu. Cinco cantões aplicam o modelo anual: Friburgo, Genebra, Ticino, Vaud e Valais. Os outros 21 aplicam o modelo mensal.

• Modelo mensal: o mês é o período fiscal. O 13.º salário é tributado no mês em que é pago e, se não estiver mensalizado por contrato, a circular n.º 45 proíbe reparti-lo pelo ano para alisar a taxa.
• Modelo anual: a taxa é determinada com base no rendimento anual. Em vez de recalcular todos os meses, o empregador pode corrigir as diferenças de rendimento ou de situação no fim do ano, em dezembro, ou no fim da relação de trabalho. Um salário variável, um prémio ou um tempo parcial a meio do ano traduz-se então numa regularização no último salário.

Para uma empresa presente em vários cantões, ou que emprega trabalhadores domiciliados em cantões diferentes, o software de processamento salarial deve, portanto, gerir os dois modelos em simultâneo. O tratamento do 13.º salário no direito do trabalho é explicado no nosso guia sobre o 13.º salário na Suíça.

7. Quanto rende a comissão de cobrança?

O trabalho de cobrança é remunerado. O empregador recebe uma comissão entre 1 % e 2 % do imposto retido, cuja taxa é fixada pelo cantão (LIFD, art. 88, n.º 4). O cantão pode escaloná-la consoante o procedimento de declaração, e pode reduzi-la ou suprimi-la se o empregador não cumprir as suas obrigações (OIS, art. 6).

Exemplo: uma empresa de Genebra que retém todos os meses 8'000 francos de imposto na fonte sobre o conjunto dos seus trabalhadores recebe 160 francos por mês, ou seja, 1'920 francos por ano. Em Genebra, uma lista recapitulativa entregue com atraso reduz esta comissão em 20 %, e em metade em caso de reincidência: a pontualidade tem um preço diretamente mensurável.

8. O que fazer em caso de erro na retenção?

Um erro de tabela ou de salário determinante corrige-se, mas não indefinidamente.

Corrigir por iniciativa própria até 31 de março

O empregador pode efetuar ele próprio as correções necessárias, desde que as comunique à autoridade fiscal até 31 de março do ano seguinte ao pagamento do salário, o mais tardar. Com uma declaração eletrónica, a correção segue as regras Swissdec; em Genebra, integra-se na transmissão do mês seguinte. Em caso de dúvida sobre a retenção a efetuar, o empregador, tal como o trabalhador, pode pedir à autoridade fiscal uma decisão no mesmo prazo. Deve continuar a reter o imposto até essa decisão transitar em julgado (LIFD, art. 137).

Retenção a menos: o empregador paga

O artigo 138 da LIFD não deixa margem para dúvidas: quando o empregador efetuou uma retenção insuficiente ou não efetuou nenhuma, a autoridade obriga-o a pagar o imposto em falta. Mantém o direito de regresso contra o trabalhador, o que pressupõe encontrá-lo e convencê-lo. Inversamente, uma retenção excessiva deve ser restituída ao trabalhador.

Do lado do trabalhador, o procedimento de retificação em Genebra é detalhado no nosso guia sobre a retificação do imposto na fonte em Genebra.

9. Que sanções em caso de incumprimento?

A lei federal sobre o imposto federal direto prevê três níveis, para além do pagamento do imposto em falta:

O atraso também custa. A circular n.º 45 lembra que um empregador em atraso pode perder a sua comissão de cobrança, pagar juros de mora sobre o imposto faturado e não pago, e ver o imposto fixado por tributação oficiosa. Para a parte federal, a taxa de juro de mora é de 4,0 % em 2026; cada cantão fixa a sua para os seus próprios impostos. Zurique precisa que fatura juros sobre as declarações tardias mesmo quando tenha sido concedida uma prorrogação de prazo.

10. O que muda com o teletrabalho dos fronteiriços?

Desde 1 de janeiro de 2026, o aditamento à convenção fiscal entre a Suíça e a França fixa uma regra duradoura: no limite de 40 % do tempo de trabalho por ano civil, para um fronteiriço tributado na fonte na Suíça (em Genebra, nomeadamente), a remuneração do teletrabalho efetuado em França continua a ser tributável na Suíça, e a Suíça transfere para a França 40 % do imposto cobrado sobre essa parte.

Para o empregador, isto traduz-se numa nova obrigação declarativa. Deve registar com precisão a percentagem de teletrabalho de cada fronteiriço residente em França e comprová-la à autoridade fiscal, incluindo quando o trabalhador não fez qualquer teletrabalho. As missões temporárias fora da Suíça são contabilizadas nesta percentagem até ao limite de 10 dias. O comprovativo passa pela declaração eletrónica (Swissdec ELM 5.3 ou posterior) ou pelo portal cantonal; na sua falta, deve ser preenchido um formulário em papel. Abrange também os fronteiriços dos cantões do acordo de 1983, relativamente aos quais o empregador, no entanto, não retém qualquer imposto: os seus dados salariais são objeto de uma troca automática com a França.

Este limite de 40 % só vale para os fronteiriços residentes em França. Para os fronteiriços residentes em Itália, as diretivas do Valais sobre o imposto na fonte adotam uma tolerância de 25 %, no máximo, do tempo de trabalho em teletrabalho. Os fronteiriços residentes na Alemanha regem-se ainda por outras regras: em caso de dúvida, a administração fiscal do cantão competente indica o limite aplicável.

Uma lei aprovada a 19 de dezembro de 2025 permitirá ainda aos cantões, a partir de 1 de janeiro de 2027, exigir que estes dados sejam transmitidos por via eletrónica. As regras práticas do teletrabalho transfronteiriço, do lado do empregador e do lado do trabalhador, estão reunidas no nosso guia sobre o teletrabalho dos fronteiriços.

11. O que muda a tributação ordinária ulterior de um trabalhador?

Um trabalhador domiciliado na Suíça cujo salário bruto atinja 120'000 francos por ano fica sujeito à tributação ordinária ulterior (OIS, art. 9), e assim permanece até ao fim da sua tributação na fonte, mesmo que o salário volte a descer abaixo desse limiar. Os outros podem pedi-la, até 31 de março do ano seguinte, o mais tardar; um fronteiriço só o pode fazer se pelo menos 90 % dos rendimentos mundiais do seu agregado familiar forem tributáveis na Suíça (OIS, art. 14). A tributação ordinária aplica-se até ao fim da sujeição na fonte, e o imposto retido é imputado sem juros no imposto ordinário (LIFD, art. 89, n.ºs 5 e 6): o empregador continua, portanto, a retenção mensal. O estatuto de quase-residente é detalhado no nosso guia sobre o estatuto de quase-residente.

12. A checklist de RH, da contratação à saída

• Na contratação: verificar a autorização e o domicílio, mandar preencher um formulário de situação pessoal, determinar a tabela e o cantão competente, comunicar a contratação do trabalhador no prazo de 8 dias.
• Para um fronteiriço: obter todos os anos o certificado de residência fiscal (2041-AS ou 2041-ASK) ou o formulário Gre-1 antes do primeiro salário, registar o código fiscal italiano de um novo fronteiriço residente em Itália quando o cantão o exija, como o Ticino, acompanhar a sua taxa de teletrabalho.
• Todos os meses: integrar as mudanças de situação a partir do mês seguinte, reter o imposto sobre o bruto, transmitir a declaração no prazo do cantão competente, verificar a fatura do cantão, se este a emitir, e pagar a tempo.
• No fim do ano: no modelo anual, regularizar no salário de dezembro; entregar os comprovativos e inscrever o imposto retido no ponto 12 do certificado de salário.
• Até 31 de março: corrigir as declarações do ano anterior, ou pedir uma decisão em caso de dúvida.
• Na saída de um trabalhador: comunicar o fim da atividade e, a um fronteiriço que o peça, emitir o comprovativo previsto no artigo 127 da LIFD.

O certificado de salário destinado a uma administração estrangeira é tratado no nosso guia sobre o certificado de salário suíço, e a leitura de um recibo no nosso guia sobre o recibo de vencimento suíço.

Pagar em francos a trabalhadores que vivem em euros

O imposto na fonte é calculado e pago em francos, mas os fronteiriços gastam em euros. Pagar o salário em francos, ou pagá-lo noutra moeda, não tem as mesmas consequências jurídicas para a empresa: o nosso guia sobre a folha de pagamento multimoeda faz o ponto da situação. A ibani é um intermediário financeiro sediado em Genebra, e não um banco, que converte e transfere francos para euros para as empresas e os seus trabalhadores; a taxa do dia pode ser acompanhada no nosso conversor CHF-EUR.

13. Perguntas frequentes